Déclaration de confidentialité

Koffie St.-Michel NV – www.stmichel.be
Version 1.0 – dernière mise à jour le 31 août 2026

1. Qui est responsable de vos données ?

Koffie St.-Michel NV attache une grande importance à la protection de vos données à caractère
personnel et au respect de votre vie privée. La présente déclaration de confidentialité explique quelles
données nous collectons lorsque vous visitez notre site www.stmichel.be, utilisez notre boutique en ligne
ou entrez en contact avec nous, pourquoi nous le faisons, combien de temps nous les conservons et quels
sont vos droits.

Le responsable du traitement est :

Koffie St.-Michel NV
Asiadok-Noordkaai 28A, 2030 Anvers, Belgique
Numéro d’entreprise / TVA : BE 0406.919.552
Téléphone : 03 234 34 70
E-mail: info@stmichel.be

Pour toute question relative à la présente déclaration ou au traitement de vos données, vous pouvez
nous joindre à l’adresse ci-dessus ou par e-mail à info@stmichel.be.

2. À qui s’applique la présente déclaration ?

Cette déclaration s’applique à toute personne dont nous traitons les données à caractère personnel, en
particulier :

les visiteurs de notre site internet et de notre boutique en ligne ;
les clients et prospects, ainsi que les personnes de contact et collaborateurs de nos clients
professionnels ;
les fournisseurs, sous-traitants et leurs personnes de contact ;
les personnes qui nous contactent via le formulaire de contact, par e-mail ou par téléphone.

Lorsque nous fournissons des services pour le compte d’un client professionnel et que nous traitons des
données au nom et pour le compte de ce client, Koffie St.-Michel NV agit en qualité de sous-traitant : ce
sont alors en premier lieu les instructions et la politique de confidentialité de ce client qui s’appliquent.

3. Quelles données traitons-nous ?

Nous ne traitons que les données dont nous avons besoin. Selon la nature de votre relation avec nous, il
s’agit des catégories suivantes :

Données d’identification et de contact : nom et prénom, fonction, nom de l’entreprise, adresse,
adresse e-mail, numéro de téléphone et de GSM.
Données clients et contractuelles : offres, commandes, adresses de livraison, appareils placés ou mis
à disposition, historique d’entretien et d’intervention, suivi des filtres, correspondance.
Données de facturation et de paiement : numéro de TVA, factures et notes de crédit, statut de paiement, numéro de compte bancaire. Nous ne conservons jamais les données de votre carte : les paiements en ligne s’effectuent directement dans l’environnement sécurisé de notre prestataire de services de paiement Mollie B.V.
Données de compte de la boutique en ligne : nom d’utilisateur, mot de passe chiffré, historique des commandes et préférences.
Données issues de vos communications : contenu de votre message via le formulaire de contact, e-mails, notes d’appels téléphoniques et réclamations.
Données techniques et d’utilisation du site : adresse IP, type de navigateur et d’appareil, langue, pages consultées, date et heure de la visite, ainsi que les données collectées via les cookies (voir point 5).

La plupart des données nous sont communiquées directement par vous. Nous pouvons également les obtenir via l’employeur ou l’organisation pour laquelle vous travaillez, ou via des sources publiques telles que la Banque-Carrefour des Entreprises, le Moniteur belge, les publications de marchés publics ou votre propre site internet.

4. Pourquoi traitons-nous vos données et sur quelle base juridique ?

Nous traitons vos données uniquement à des fins déterminées et toujours sur la base d’un fondement juridique prévu à l’article 6 du Règlement général sur la protection des données (RGPD) :

Finalité du traitement	Base juridique	Durée de conservation
Répondre aux questions posées via le formulaire de contact, par e-mail ou par téléphone	Notre intérêt légitime à répondre aux questions de nos clients (potentiels), ou l’exécution de mesures précontractuelles à votre demande	Jusqu’à 2 ans après le dernier contact
Établir des offres et gérer la relation client et fournisseurie	Exécution du contrat ou mesures précontractuelles	Durée de la relation + 10 ans
Traiter les commandes passées dans la boutique en ligne, la livraison et le suivi	Exécution du contrat	Durée de la relation + 10 ans
Installation, entretien, réparation et suivi des filtres des machines à café et installations d’eau	Exécution du contrat	Durée du contrat + 10 ans
Gestion de votre compte de la boutique en ligne	Exécution du contrat	Jusqu’à la suppression de votre compte, puis un an au maximum
Facturation, comptabilité et respect des obligations fiscales et comptables	Obligation légale	7 ans à compter de la clôture de l’exercice ; factures et pièces comptables : 10 ans
Participation aux marchés publics et gestion des dossiers d’adjudication	Obligation légale et notre intérêt légitime à pouvoir justifier nos offres	Au minimum 10 ans après l’attribution
Envoi d’informations commerciales, d’actualités et d’offres	Votre consentement, ou notre intérêt légitime à informer nos clients professionnels existants de produits et services similaires	Jusqu’à votre désinscription, et au plus tard 3 ans après votre dernière interaction
Sécurité, détection d’erreurs et amélioration du site internet	Notre intérêt légitime à proposer un site sûr et performant	Fichiers journaux : 12 mois au maximum
Cookies analytiques et marketing	Votre consentement	Voir point 5
Constater, exercer ou défendre des droits en justice, par exemple en cas de litige ou de défaut de paiement	Notre intérêt légitime à sauvegarder nos droits	Jusqu’à la fin de la procédure et des délais de prescription légaux

Lorsque nous nous fondons sur un intérêt légitime, nous avons préalablement vérifié que celui-ci ne prévaut pas sur vos droits et libertés. Vous pouvez vous opposer à un tel traitement (voir point 9).
Lorsque nous nous fondons sur votre consentement, vous pouvez le retirer à tout moment, sans que cela affecte la licéité du traitement effectué avant ce retrait.

5. Cookies

Notre site utilise des cookies et des techniques similaires. Les cookies sont de petits fichiers texte déposés sur votre appareil lors de votre visite et pouvant contenir des informations sur votre navigation.

Nous distinguons :

Les cookies nécessaires : indispensables au fonctionnement du site et de la boutique en ligne, par exemple pour mémoriser votre panier, votre choix de langue et votre connexion, et pour sécuriser le site. Ces cookies ne requièrent pas votre consentement.
Les cookies fonctionnels : ils améliorent le confort d’utilisation, notamment en mémorisant vos préférences.
Les cookies analytiques : ils nous donnent, de manière anonymisée ou pseudonymisée, un aperçu de l’utilisation du site afin de l’améliorer.
Les cookies marketing et de réseaux sociaux : ils permettent d’adapter les publicités à vos centres d’intérêt et d’afficher ou de partager des contenus de réseaux sociaux (Facebook, LinkedIn, Instagram).

Lors de votre première visite, une bannière cookies vous demande votre consentement pour tous les cookies non nécessaires. Vous pouvez modifier ou retirer votre choix à tout moment via les paramètres de cette bannière ou via les réglages de votre navigateur, qui vous permettent également de supprimer les cookies déjà déposés. Le refus de certains cookies peut altérer le fonctionnement de certaines parties du site.

Les cookies non nécessaires sont conservés 13 mois au maximum ; au-delà, nous vous demandons à nouveau votre consentement.

6. Avec qui partageons-nous vos données ?

Nous ne vendons jamais vos données et ne les transmettons pas à des tiers à des fins commerciales propres. Nous les partageons uniquement lorsque c’est nécessaire, avec :

Are Agency, qui développe et entretient notre site et notre boutique en ligne, ainsi que notre hébergeur ;
Mollie B.V. (Keizersgracht 126, 1015 CW Amsterdam, Pays-Bas), notre prestataire de services de paiement en ligne ;
les transporteurs et services de messagerie, pour la livraison de votre commande ;
nos fournisseurs informatiques, notre partenaire ERP et les fournisseurs de nos environnements de messagerie et de documents ;
nos techniciens et, le cas échéant, les sous-traitants qui interviennent sur place pour l’installation, l’entretien ou la réparation ;
notre bureau comptable, notre réviseur d’entreprises, nos assureurs, nos avocats et, en cas de défaut de paiement, les sociétés de recouvrement ;
les autorités publiques et les pouvoirs adjudicateurs, lorsque la loi nous y oblige ou dans le cadre d’un marché public.

Avec toutes les parties qui traitent des données pour notre compte, nous concluons un contrat de sous-traitance fixant les règles en matière de confidentialité, de sécurité et de limitation de l’utilisation à nos seules instructions.

7. Transferts en dehors de l’Espace économique européen

En principe, vos données sont traitées au sein de l’Espace économique européen (EEE). Si l’un de nos prestataires devait néanmoins traiter des données en dehors de l’EEE, par exemple dans le cadre de services cloud, nous veillons à ce que ce transfert repose sur un mécanisme valable prévu par le RGPD : une décision d’adéquation de la Commission européenne ou les clauses contractuelles types approuvées par celle-ci, complétées si nécessaire par des garanties supplémentaires. Vous pouvez nous demander une copie de ces garanties.

8. Comment sécurisons-nous vos données ?

Nous prenons des mesures techniques et organisationnelles appropriées pour protéger vos données contre la perte, l’usage abusif et l’accès non autorisé : connexion sécurisée (SSL/TLS) sur notre site, gestion des accès limitant la consultation des données aux collaborateurs qui en ont besoin, pare-feu, protection antivirus, sauvegardes régulières et engagements de confidentialité de nos collaborateurs.

En cas de violation de données présentant un risque probable pour vos droits et libertés, nous la notifions dans les 72 heures à l’Autorité de protection des données et, lorsque la loi l’exige, également à vous-même.

9. Quels sont vos droits ?

En vertu du RGPD, vous disposez des droits suivants :

Droit d’accès : vous pouvez demander quelles données nous traitons à votre sujet et en obtenir une copie.
Droit de rectification : vous pouvez faire corriger ou compléter des données inexactes ou incomplètes.
Droit à l’effacement : vous pouvez, dans certains cas, demander la suppression de vos données, par exemple lorsqu’elles ne sont plus nécessaires ou lorsque vous retirez votre consentement.
Droit à la limitation du traitement : vous pouvez demander la suspension temporaire du traitement, par exemple pendant la vérification de l’exactitude de vos données.
Droit d’opposition : vous pouvez vous opposer aux traitements fondés sur notre intérêt légitime. Vous pouvez toujours vous opposer au marketing direct, sans devoir vous justifier.
Droit à la portabilité : vous pouvez recevoir les données que vous nous avez fournies dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine, ou les faire transmettre à un autre responsable du traitement.
Droit de retirer votre consentement, lorsque le traitement repose sur celui-ci.
Droit d’introduire une réclamation auprès de l’autorité de contrôle (voir point 10).

10. Comment exercer vos droits ?

Vous pouvez exercer vos droits en nous adressant une demande par e-mail à info@stmichel.be ou par courrier à Koffie St.-Michel NV, Asiadok-Noordkaai 28A, 2030 Anvers, en précisant le droit que vous souhaitez exercer.

Afin d’éviter de communiquer des données à la mauvaise personne, nous pouvons vous demander de prouver votre identité, par exemple au moyen d’une copie du recto de votre carte d’identité sur laquelle vous masquez votre numéro de registre national et votre photo.

Nous répondons à votre demande dans un délai d’un mois à compter de sa réception. En cas de demandes complexes ou nombreuses, ce délai peut être prolongé de deux mois ; nous vous en informons alors dans le premier mois. L’exercice de vos droits est gratuit.

Si vous n’êtes pas satisfait de la manière dont nous traitons vos données ou votre demande, faites-le-nous savoir en premier lieu. Vous avez en outre toujours le droit d’introduire une réclamation auprès de l’autorité de contrôle belge :

Autorité de protection des données
Rue de la Presse 35, 1000 Bruxelles
Tél. : +32 2 274 48 00 – E-mail : contact@apd-gba.be
www.autoriteprotectiondonnees.be

Vous pouvez également saisir le tribunal de votre domicile.

11. Mineurs

Notre site et notre boutique en ligne ne s’adressent pas aux mineurs. Nous ne collectons pas sciemment de données concernant des personnes de moins de 16 ans sans le consentement d’un parent ou d’un tuteur. Si vous estimez que nous traitons néanmoins de telles données, contactez-nous à info@stmichel.be : nous les supprimerons dans les meilleurs délais.

12. Modifications de la présente déclaration

Nous pouvons adapter la présente déclaration, par exemple en cas d’évolution de nos services, de notre site ou de la législation. La version la plus récente est toujours disponible sur www.stmichel.be. En cas de modification importante, nous vous en informons activement. La date de la dernière mise à jour figure au bas de la présente déclaration.