Privacyverklaring

Koffie St.-Michel NV – www.stmichel.be
Versie 1.0 – laatst bijgewerkt op 31 augustus 2026

1. Wie is verantwoordelijk voor uw gegevens?

Koffie St.-Michel NV hecht veel belang aan de bescherming van uw persoonsgegevens en aan uw privacy. In deze privacyverklaring leggen wij uit welke persoonsgegevens wij verzamelen wanneer u onze website www.stmichel.be bezoekt, onze webshop gebruikt of met ons in contact treedt, waarom wij dat doen, hoe lang wij die gegevens bijhouden en welke rechten u hebt.

De verwerkingsverantwoordelijke is:

  • Koffie St.-Michel NV
  • Asiadok-Noordkaai 28A, 2030 Antwerpen, België
  • Ondernemings-/btw-nummer: BE 0406.919.552
  • Telefoon: 03 234 34 70
  • E-mail: info@stmichel.be

Voor alle vragen over deze privacyverklaring of over de verwerking van uw persoonsgegevens kunt u ons bereiken op bovenstaand adres of via info@stmichel.be.

2. Op wie is deze verklaring van toepassing?

Deze privacyverklaring geldt voor iedereen van wie wij persoonsgegevens verwerken, in het bijzonder:

  • bezoekers van onze website en van onze webshop;
  • klanten en prospecten, en de contactpersonen en medewerkers van onze zakelijke klanten;
  • leveranciers, onderaannemers en hun contactpersonen;
  • personen die met ons contact opnemen via het contactformulier, e-mail of telefoon.

Wanneer wij diensten leveren in opdracht van een zakelijke klant en daarbij gegevens verwerken in naam en voor rekening van die klant, treedt Koffie St.-Michel NV op als verwerker en gelden in de eerste plaats de instructies en het privacybeleid van die klant.

3. Welke persoonsgegevens verwerken wij?

Wij verwerken enkel de gegevens die wij nodig hebben. Afhankelijk van uw relatie met ons gaat het om de volgende categorieën:

  • Identificatie- en contactgegevens: naam en voornaam, functie, bedrijfsnaam, adres, e-mailadres, telefoon- en gsm-nummer.
  • Klant- en contractgegevens: offertes, bestellingen, leveringsadressen, geplaatste of in bruikleen gegeven toestellen, onderhouds- en interventie historiek, filteropvolging, correspondentie.
  • Facturatie- en betalingsgegevens: btw-nummer, factuur- en creditnota’s, betalingsstatus, bankrekeningnummer. Uw kaartgegevens worden nooit door ons opgeslagen: online betalingen verlopen rechtstreeks via de beveiligde omgeving van onze betaaldienst verlener Mollie B.V.
  • Account gegevens van de webshop: gebruikersnaam, versleuteld wachtwoord, bestelgeschiedenis en voorkeuren.
  • Gegevens uit uw communicatie met ons: de inhoud van uw bericht via het contactformulier, e-mails, telefonische notities en klachten.
  • Technische en gebruiksgegevens van de website: IP-adres, type browser en toestel, taalinstelling, bezochte pagina’s, datum en tijdstip van het bezoek en gegevens die via cookies worden verzameld (zie punt 5).

De meeste gegevens ontvangen wij rechtstreeks van uzelf. Daarnaast kunnen wij gegevens verkrijgen via de werkgever of organisatie waarvoor u werkt, via openbare bronnen zoals de Kruispuntbank van Ondernemingen, het Belgisch Staatsblad, publicaties van overheidsopdrachten of uw eigen website.

4. Waarom verwerken wij uw gegevens en op welke rechtsgrond?

Wij verwerken uw persoonsgegevens uitsluitend voor welbepaalde doeleinden en steeds op basis van een rechtsgrond uit artikel 6 van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG/GDPR):

Doel van de verwerking Rechtsgrond Bewaartermijn
Beantwoorden van vragen via het contactformulier, e-mail of telefoon Ons gerechtvaardigd belang om vragen van (potentiële) klanten te beantwoorden, of het nemen van precontractuele maatregelen op uw verzoek Tot 2 jaar na het laatste contact
Opmaken van offertes en beheer van de klanten- en leveranciersrelatie Uitvoering van de overeenkomst of precontractuele maatregelen Duur van de relatie + 10 jaar
Verwerken van bestellingen in de webshop, levering en opvolging Uitvoering van de overeenkomst Duur van de relatie + 10 jaar
Plaatsing, onderhoud, herstelling en filteropvolging van koffiemachines en waterinstallaties Uitvoering van de overeenkomst Duur van de overeenkomst + 10 jaar
Beheer van uw webshopaccount Uitvoering van de overeenkomst Tot u uw account verwijdert, en daarna maximaal 1 jaar
Facturatie, boekhouding en het naleven van fiscale en boekhoudkundige verplichtingen Wettelijke verplichting 7 jaar vanaf de afsluiting van het boekjaar; facturen en boekhoudkundige stukken 10 jaar
Deelname aan overheidsopdrachten en het beheer van aanbestedingsdossiers Wettelijke verplichting en ons gerechtvaardigd belang om onze offertes te kunnen verantwoorden Minimaal 10 jaar na de gunning
Toesturen van commerciële informatie, nieuws en aanbiedingen Uw toestemming, of ons gerechtvaardigd belang om bestaande zakelijke klanten te informeren over gelijkaardige producten en diensten Tot u zich uitschrijft, en uiterlijk 3 jaar na uw laatste interactie
Beveiliging, foutopsporing en verbetering van de website Ons gerechtvaardigd belang om een veilige en goed werkende website aan te bieden Logbestanden: maximaal 12 maanden
Analytische en marketingcookies Uw toestemming Zie punt 5
Vaststellen, uitoefenen of verdedigen van rechtsvorderingen, bijvoorbeeld bij betwisting of wanbetaling Ons gerechtvaardigd belang om onze rechten te vrijwaren Tot het einde van de procedure en de wettelijke verjaringstermijnen

Waar wij ons baseren op een gerechtvaardigd belang, hebben wij vooraf afgewogen of dat belang niet zwaarder doorweegt dan uw rechten en vrijheden. U kunt zich tegen zo’n verwerking verzetten (zie punt 9).
Waar wij ons baseren op uw toestemming, kunt u die op elk moment intrekken. Dat heeft geen invloed op de rechtmatigheid van de verwerking vóór de intrekking.

5. Cookies

Onze website maakt gebruik van cookies en gelijkaardige technieken. Cookies zijn kleine tekstbestanden die bij een bezoek aan de website op uw toestel worden geplaatst en die informatie over uw surfgedrag kunnen bevatten.

Wij onderscheiden:

  • Noodzakelijke cookies: nodig om de website en de webshop te laten werken, bijvoorbeeld om uw winkelmandje, uw taalkeuze en uw aanmelding te onthouden en om de website te beveiligen. Voor deze cookies is geen toestemming vereist.
  • Functionele cookies: verbeteren de gebruiksvriendelijkheid, bijvoorbeeld door uw voorkeuren te onthouden.
  • Analytische cookies: geven ons geanonimiseerd of gepseudonimiseerd inzicht in het gebruik van de website, zodat wij die kunnen verbeteren.
  • Marketing- en socialemediacookies: laten toe om advertenties af te stemmen op uw interesses en om inhoud van sociale media (Facebook, LinkedIn, Instagram) te tonen of te delen.

Bij uw eerste bezoek vragen wij via een cookiebanner uw toestemming voor alle niet-noodzakelijke cookies. U kunt uw keuze op elk moment aanpassen of intrekken via de instellingen in de cookiebanner op onze website, of via de instellingen van uw browser, waar u ook geplaatste cookies kunt verwijderen. Het weigeren van cookies kan tot gevolg hebben dat bepaalde onderdelen van de website minder goed werken.

Niet-noodzakelijke cookies worden maximaal 13 maanden bewaard; daarna vragen wij uw toestemming opnieuw.

6. Met wie delen wij uw gegevens?

Wij verkopen uw persoonsgegevens nooit en geven ze niet door aan derden voor hun eigen commerciële doeleinden. Wij delen uw gegevens enkel wanneer dat noodzakelijk is, met:

  • Are Agency, die onze website en webshop bouwt en onderhoudt, en onze hostingpartij;
  • Mollie B.V. (Keizersgracht 126, 1015 CW Amsterdam, Nederland), onze betaaldienstverlener voor online betalingen;
  • transporteurs en koeriersdiensten, voor de levering van uw bestelling;
  • onze IT-leveranciers, onze ERP-partner en de leveranciers van onze e-mail- en documentomgeving;
  • onze technici en, in voorkomend geval, onderaannemers die bij u ter plaatse komen voor plaatsing, onderhoud of herstelling;
  • ons boekhoudkantoor, onze bedrijfsrevisor, verzekeraars, advocaten en, bij wanbetaling, incassobureaus;
  • overheidsdiensten en aanbestedende overheden, wanneer wij daartoe wettelijk verplicht zijn of in het kader van een overheidsopdracht.

Met alle partijen die in onze opdracht gegevens verwerken, sluiten wij een verwerkersovereenkomst waarin afspraken worden gemaakt over vertrouwelijkheid, beveiliging en de beperking van het gebruik tot onze instructies.

7. Doorgifte buiten de Europese Economische Ruimte

In principe worden uw gegevens verwerkt binnen de Europese Economische Ruimte (EER). Wanneer een van onze dienstverleners gegevens toch buiten de EER verwerkt, bijvoorbeeld bij het gebruik van clouddiensten, zorgen wij ervoor dat dit gebeurt op basis van een geldig doorgiftemechanisme uit de AVG: een adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie of de door de Europese Commissie goedgekeurde standaardcontractbepalingen, aangevuld met bijkomende waarborgen waar nodig. U kunt bij ons een kopie van deze waarborgen opvragen.

8. Hoe beveiligen wij uw gegevens?

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om uw persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, misbruik en ongeoorloofde toegang. Zo maken wij onder meer gebruik van een beveiligde verbinding (SSL/TLS) op onze website, van toegangsbeheer waarbij gegevens enkel toegankelijk zijn voor medewerkers die ze nodig hebben voor hun functie, van firewalls, virusbescherming en regelmatige back-ups, en van vertrouwelijkheidsverbintenissen voor onze medewerkers.

Mocht er zich toch een inbreuk in verband met persoonsgegevens voordoen met een waarschijnlijk risicovoor uw rechten en vrijheden, dan melden wij dit binnen 72 uur aan de Gegevensbeschermingsautoriteit en, waar de wet dat vereist, ook aan u.

9. Welke rechten hebt u?

Op grond van de AVG hebt u de volgende rechten:

  • Recht op inzage: u kunt vragen welke persoonsgegevens wij van u verwerken en daarvan een kopie krijgen.
  • Recht op verbetering: u kunt onjuiste of onvolledige gegevens laten corrigeren of aanvullen.
  • Recht op gegevenswissing: u kunt in bepaalde gevallen vragen om uw gegevens te verwijderen, bijvoorbeeld wanneer ze niet langer nodig zijn of wanneer u uw toestemming intrekt.
  • Recht op beperking van de verwerking: u kunt vragen de verwerking tijdelijk stop te zetten, bijvoorbeeld terwijl de juistheid van uw gegevens wordt nagegaan.
  • Recht van bezwaar: u kunt zich verzetten tegen verwerkingen die op ons gerechtvaardigd belang berusten. Tegen direct marketing kunt u zich steeds en zonder motivering verzetten.
  • Recht op overdraagbaarheid: u kunt de gegevens die u ons zelf hebt bezorgd in een gestructureerd, gangbaar en machineleesbaar formaat ontvangen of laten doorsturen naar een andere verwerkingsverantwoordelijke.
  • Recht om uw toestemming in te trekken, wanneer de verwerking op toestemming berust.
  • Recht om een klacht in te dienen bij de toezichthoudende autoriteit (zie punt 10).

10. Hoe oefent u uw rechten uit?

U kunt uw rechten uitoefenen door ons een verzoek te sturen per e-mail naar info@stmichel.be of per brief naar Koffie St.-Michel NV, Asiadok-Noordkaai 28A, 2030 Antwerpen, met vermelding van het recht dat u wenst uit te oefenen.

Om te vermijden dat wij gegevens aan de verkeerde persoon bezorgen, kunnen wij u vragen uw identiteit aan te tonen, bijvoorbeeld met een kopie van de voorzijde van uw identiteitskaart waarop u uw rijksregisternummer en uw foto onleesbaar maakt.

Wij beantwoorden uw verzoek binnen één maand na ontvangst. Bij complexe of talrijke verzoeken kan die termijn met twee maanden worden verlengd; in dat geval brengen wij u daarvan binnen de eerste maand op de hoogte. De uitoefening van uw rechten is kosteloos.

Bent u niet tevreden over de manier waarop wij met uw gegevens of met uw verzoek omgaan, laat het ons dan zeker eerst weten. U hebt daarnaast steeds het recht om klacht in te dienen bij de Belgische toezichthouder:

  • Gegevensbeschermingsautoriteit
  • Drukpersstraat 35, 1000 Brussel
  • Tel.: +32 2 274 48 00 – E-mail: contact@apd-gba.be
  • www.gegevensbeschermingsautoriteit.be

U kunt zich ook wenden tot de rechtbank van uw woonplaats.

11. Minderjarigen

Onze website en onze webshop zijn niet gericht op minderjarigen. Wij verzamelen niet bewust gegevens van personen jonger dan 16 jaar zonder de toestemming van een ouder of voogd. Meent u dat wij toch dergelijke gegevens verwerken, neem dan contact met ons op via info@stmichel.be; wij verwijderen ze dan zo snel mogelijk.

12. Wijzigingen aan deze privacyverklaring

Wij kunnen deze privacyverklaring aanpassen, bijvoorbeeld wanneer onze diensten, onze website of de wetgeving wijzigen. De meest recente versie is steeds beschikbaar op www.stmichel.be. Bij belangrijke wijzigingen brengen wij u actief op de hoogte. Onderaan deze verklaring vindt u de datum van de laatste aanpassing.